Gouvernance d'entreprise et suivi juridique

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Le pilotage des informations juridiques d’une entreprise et ses filiales est capitale. Les entreprises doivent assurer leur conformité réglementaire tout en fiabilisant et réduisant les coûts de gestion et pilotage des activités juridiques.

 

Les services juridiques sont garants des processus de gouvernance, transparence et maîtrise des risques (risques industriels, financiers, environnementaux, sociaux et pénaux pour les dirigeants).

 


  • Les contrats jouent un rôle primordial dans la vie des affaires : ils sont au cœur de toute relation commerciale entre clients, fournisseurs et partenaires



    De nombreuses textes réglementaires imposent des contraintes juridiques en matière de gouvernance : elles requièrent des organisations un meilleur suivi de l’actionnariat de l’entreprise, des participations dans des filiales, des dividendes versés, des opérations juridiques sur capital et sur titre, des conventions réglementées et des cumuls de mandats sociaux…


    Les contrats jouent un rôle primordial dans la vie des affaires : ils sont au cœur de toute relation commerciale entre clients, fournisseurs et partenaires. Au sein de nombreuses entreprises, la gestion des contrats reste cependant un processus peu automatisé, in-efficient et source d’erreurs. Par ailleurs, les nouvelles obligations en matière de gouvernance d’entreprise et de contrôle interne renforcent la responsabilité juridique des dirigeants et la nécessité de disposer de processus fiables et auditables de gestion des contrats. Une meilleure maîtrise des processus de gestion des contrats a un impact direct sur la performance financière et l’exposition aux risques de l’entreprise.

    Les entreprises sont hélas confrontées à de nombreux litiges de nature variée (salarial, commerciale, administrative, arbitrale, civile, pénale, fiscale…). Le mauvais suivi de ces litiges peut se traduire par des charges financières et des risques importants pour l’entreprise.

    Les délégations de pouvoirs sont complexes dans les entreprises. Dans un environnement qui évolue de plus en plus rapidement, la capacité de l’entreprise à maîtriser ses engagements salariaux, juridiques, financiers et économiques devient un élément clef de son efficacité économique. Les délégations doivent être efficaces.

    Les outils classiques ne permettent pas de disposer d’une vue d’ensemble des délégations et la gestion au quotidien devient vite problématique. Pour les entreprises, les délégations de pouvoirs sont de véritables enjeux de contrôle interne et de maîtrise des opérations. Les outils permettant de disposer d’une visibilité sur l’ensemble des délégations de pouvoir ainsi que sur leurs modifications sont aujourd’hui indispensables.


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  • Pour se constituer un environnement adapté avec une confidentialité maximale grâce à une sécurité renforcée à tous les niveaux.

    La solution BlueKanGo répond aux enjeux de gestion de la gouvernance d’entreprise et de pilotage juridique en améliorant l’efficacité des départements juridiques. La solution est conçue en partenariat avec des cabinets d’avocats et dispose de reporting complets.


    Élément capital recherché par les entreprises, la solution BlueKanGo permet de constituer un environnement adapté aux enjeux et spécificités de chaque entreprise avec une confidentialité maximale grâce à une sécurité renforcée à tous les niveaux.

    La solution BlueKanGo garantit aux directions juridiques et opérationnelles de l’entreprise une meilleure maîtrise du processus de gestion des contrats. La simplicité d’utilisation et la puissance de la solution BlueKanGo permettent de ne plus perdre de temps à rechercher, rassembler et suivre les informations contractuelles.

    L’entreprise bénéficie de la centralisation de tous les types de documents liés aux contrats :

    • Les avenants, annexes, bons de commande dans tous les formats : PDF, Word, Excel, scan de contrats.
    • Le suivi précis à toutes les étapes du cycle de vie du contrat : Accès à l’ensemble des informations et des notifications automatisées aux différentes étapes (accords signés, clauses devant retenir l’attention du juriste en cas de litige, suivi des documents commerciaux et des différents échanges dans le cadre de négociations…).
    • L’intégrité du contrat garantit par un meilleur contrôle des accès, le suivi et la traçabilité des révisions ainsi que le verrouillage des documents lors de ses modifications.

    Hélas toute entreprise vit par moment des litiges. La solution BlueKanGo lui permet de se doter d’outils et processus robustes de suivi et gestion des litiges en garantissant un suivi efficace et performant des litiges et apporte les bénéfices suivants :
    • Une réduction des coûts de traitement des litiges
    • Une vision complète des différends en temps réel
    • Une évaluation des impacts financiers liés aux litiges
    • Un partage efficace de l’information
    • Une sécurité et confidentialité renforcée

    Condition indispensable, les entreprises reprennent le contrôle sur la gestion des autorisations et délégations avec la solution BlueKanGo. Elles bénéficient d’une cartographie complète et instantanée des délégations au sein de l’entreprise.

    Les services juridiques ne perdent plus de temps à rechercher, rassembler et suivre les informations sur les délégations.

    Les équipes opérationnelles bénéficient d’une représentation graphique de la hiérarchie des délégations avec l’historique précis et toujours à jour des délégations par personne et par site.

    Les délégations de pouvoir sont envoyées par email et autres courriers (lettres d’ouverture de compte, procurations…), des alertes immédiates sont lancées sur toute rupture de la chaîne de délégation. Les documents ne sont jamais accessibles en pièces jointes des mails mais par des liens directs vers la solution BlueKanGo nécessitant une authentification sécurisée.




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  • Une solution souple qui s’adapte facilement et au fil de l’eau à la réalité opérationnelle de l’entreprise.


    Un véritable référentiel centralisé dont les accès sont sécurisés permettant au service administratif et juridique de gérer en toute quiétude :

    • Son secrétariat juridique (alertes et génération de documents)
    • Ses actionnaires, associés, mandataires sociaux
    • Les documentaire de ses procès verbaux, statuts, conventions et tout autre document juridique
    • Les contrats fournisseurs, clients, partenaires
    • Les alertes et notifications sur les documents juridiques
    • L’organigramme du groupe, sous groupe, par pays…
    • Des rapports clés en main (fiches de synthèse, registre des mouvements, comptes d’actionnaires)


     Gestion des litiges sociaux, commerciaux, administratifs, fiscaux et des risques juridiques associés avec qualification, suivi de la procédure, des demandes, des honoraires et des provisions :

    • Une base centralisée comprenant l’intégralité des informations concernant les litiges ainsi que tous les historiques de chaque dossier
    • Une gestion automatisée des processus de traitement des litiges avec un suivi du processus étape par étape et des alertes de notification
    • Une évaluation des impacts, provisions, zones de risques, etc. Pour chaque litige, des informations précises telles que les enjeux financiers (ex. prétentions des parties, etc.) sont disponibles.
    • Un reporting et des tableaux de bord permettent d’obtenir rapidement et à tout moment une vision d’ensemble des litiges et des contentieux.
    • Un moteur de recherche multi-critères et en langage naturel permettant des recherches complexes (ex. la liste des litiges avec risque financier au dessus de tel montant, actuellement au contentieux, dans tel pays)
    • Un suivi des coûts et honoraires associés au traitement des litiges



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    La solution de gestion des contrats s’articule autour d’une gestion documentaire centralisée et sécurisée de stockage et de partage de l’ensemble des contrats de l’entreprise avec :

    • Des fonctionnalités étendues de recherche
    • Un module de notification permettant notamment le déclenchement d’alertes en fonction d’événements (statuts, échéances…)
    • Un moteur de workflow garantissant et automatisant le respect de l’ensemble des étapes du cycle de vie de gestion des contrats
    • Un outil de gestion des tâches et de vie des dossiers permettant d’attribuer, notifier et suivre les tâches liées aux contrats
    • Un module de reporting et de tableaux de bord de pilotage permettant une analyse précise de la situation d’un contrat
    • Des tableaux de bord offrant une visibilité en temps réel des statuts de chaque contrat à toutes les étapes de son cycle de vie
    • L’intégration d’une messagerie interne et le support des systèmes de messagerie de l’entreprise pour une notification aisée et immédiate des acteurs de la gestion des contrats.

    Une gestion de délégation personnalisée et adaptée à chaque organisation avec des fonctionnalités de délégations de pouvoirs, signatures et engagements de dépenses :

    • Gestion de l’arborescence des délégations (adaptée à la structure et l’organisation de chaque entreprise : Sociétés/Filiales/Sous-filiales ou Business Units/Entités etc.)
    • Gestion des délégants/délégataires et des entités auxquels ils sont rattachés
    • Validation électronique des délégations – Alertes emails
    • Gestion des référentiels de l’entreprise : sociétés et personnes physiques, banques, nomenclature des pouvoirs, etc.
    • Création des délégations, pouvoirs et courriers grâce à un générateur de documents
    • Gestion des documents attachés aux délégations (recueil des signatures, etc.)
    • Traçabilité des informations avec historisation systématique des données enregistrées

 

Choisir BlueKanGo pour 4 raisons essentielles

 

  • Un atelier de modélisation de process métiers extrêmement complet


    Il permet de reproduire exactement ce que l’entreprise fait, voir ce qu’elle imagine de meilleur :

    • Une gestion des droits multi-sites, multi-métiers,
    • Des conditions d’affichages des champs des formulaires très variées,
    • Des déclenchements de workflows très fins lors d’une saisie sur les champs et items de champs,
    • Des alertes ciblées sur les groupes d’utilisateurs en fonction de calculs de criticité automatiques ou conditionnées par les contenus de saisies,
    • Un classement par catégorisation intelligente par algorithme,
    • Le filtrage des tableaux de suivi multi-critères, sites, métiers…

    L’atelier de modélisation de process métiers comporte plus d’un million de combinaisons de paramétrage.
  • 3 phases : analyse, livraison, assistance

    BlueKanGo vous accompagne avec sa méthode projet en 3 phases et approuvée par plus de 3000 clients satisfaits.

    • Cadrage : analyse de vos processus métiers et de vos contraintes techniques
    • Livraison sur mesure avec respect de la date de livraison
    • Assistance au démarrage


    Option 1 : Transfert de compétence


    Un consultant BlueKanGo métier QHSE va vous former pour que vous soyez en mesure de paramétrer vous-même intégralement la solution. Il n'y a pas besoin de compétence particulière en informatique.

    Option 2 : Accompagnement supplémentaire au delà de la date de livraison avec un taux journalier prédéfini.


    Variante aux 3 phases en une étape : Formation-action par le consultant BlueKanGo métier qui va vous former tout en paramétrant avec vous la solution pour qu’elle soit parfaitement adaptée à votre organisation.
  • Une relation de partage d’expériences et de coopération


    Beaucoup de grandes entreprises dans toutes les industries sont clientes de BlueKanGo depuis 15 ans et plus. Nous sommes dans une relation de partage d’expériences et de coopération. Notre engagement est la confidentialité et la discrétion. Par contre certains clients acceptent de témoigner et nous pouvons organiser une conférence pour qu’ils vous parlent de leurs expériences.

    Nous nous appuyons sur notre expérience pour vous interroger dans un premier temps, appréhender votre contexte particulier et définir vos besoins. Nous avons donc de nombreuses questions à vous poser.

    Notre solution vit et s’adapte aux évolutions perpétuelles de l’organisation de nos clients. Il ne s’agit pas d’une solution que nous bâtissons à l’instant T qui restera figée, au contraire elle bouge avec vos processus. De plus le paramétrage possible de nouveaux process métiers dans l’atelier de modélisation offre une couverture fonctionnelle très large balayant toute votre activité, la mise en place est continue en apportant à chaque fois une solution à un besoin.
  • Plus de 15 ans de recherche et de développement



    BlueKanGo est issue de plus de 15 ans de recherche et de développement et de 10 millions d’euros d’investissement. Il s’agit de loin de l’outil le plus performant du marché. Les administrateurs et nos consultant métiers partent d’une page blanche et sont capables de répondre à la lettre au fonctionnement de tout type de processus organisationnel d’entreprises et quelque soit le nombre de collaborateurs devant utiliser l’application produite.

    Ceci fait de BlueKanGo la solution unique sur le marché déployée chez nos 3 200 entreprises clients sur plus de 1,3 millions d'utilisateurs.